Wie Datenschutz und Compliance zusammenhängen

Um den Unterschied zwischen Datenschutz und Compliance besser zu verstehen, ist Folgendes wichtig: Compliance bezieht sich auf die Einhaltung aller internen und externen Vorschriften sowie gesetzlichen Anforderungen. Das bedeutet, dass Compliance-Manager sicherstellen müssen, dass in sämtlichen Geschäftsbereichen – von den Einstellungsverfahren in der Personalabteilung bis hin zu den Spesenabrechnungen im Vertrieb – sämtliche Regelungen, einschließlich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), konsequent umgesetzt werden.

Management-System für Datenschutz und Compliance 

Ein strukturiertes Compliance-Management sichert nicht nur die Einhaltung von Gesetzen, sondern bietet auch erhebliche Wettbewerbsvorteile. Öffentliche Aufträge werden häufig nur an Unternehmen vergeben, die ein entsprechendes Management-System implementiert haben. Der Datenschutz, der den Schutz personenbezogener Daten gewährleistet, ist dabei ein zentraler Aspekt. Seit Mai 2018 bildet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die rechtliche Grundlage für den Datenschutz in Europa. Somit ist der Datenschutz ein integraler Bestandteil der Compliance. Zwischen Datenschutz und anderen Bereichen der Compliance gibt es jedoch auch viele Schnittstellen. Das folgende Beispiel veranschaulicht dies.

Die Einführung eines Whistleblowing-Systems 

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet Unternehmen in Europa, Hinweisgebersysteme einzuführen. Schon vor ihrem Inkrafttreten waren solche Systeme ein wesentlicher Bestandteil der Compliance-Struktur. Sie ermöglichen es, Risiken und Verstöße frühzeitig durch anonyme Meldungen von sogenannten Whistleblowern aufzudecken. Damit dies effektiv funktioniert, muss die Vertraulichkeit der Whistleblower unbedingt gewahrt bleiben. Hier spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle: Unabhängig davon, wie das Hinweisgebersystem gestaltet ist, sind die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber besonders schützenswert und erfordern ein hohes Maß an Sicherheit. Der Compliance-Officer sollte deshalb eng mit dem Datenschutzbeauftragten zusammenarbeiten, um ein solides Konzept für den Schutz dieser sensiblen Daten zu entwickeln.

Die Verantwortlichkeiten im Unternehmen

Die Verantwortung für Compliance liegt in der Regel bei einem speziellen Compliance-Team, das von einem Compliance-Officer geleitet wird. Dieser sorgt dafür, dass alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Richtlinien im Unternehmen eingehalten werden. Zudem ist er meist für die Implementierung eines Compliance-Management-Systems und geeigneter Software-Lösungen, wie etwa digitale Hinweisgebersysteme, verantwortlich. Zwar gibt es keine gesetzlichen Vorgaben für die Qualifikation eines Compliance-Officers, doch viele dieser Fachleute haben eine juristische oder wirtschaftswissenschaftliche Ausbildung. Im Organigramm ist der Compliance-Officer typischerweise direkt der Geschäftsführung unterstellt.

Im Gegensatz dazu agiert der Datenschutzbeauftragte (DSB) eher als Berater. Er überprüft den Status der Datensicherheit im Unternehmen und gibt Empfehlungen zur Verbesserung. Der DSB konzentriert sich primär auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze. Auch wenn der DSB gut vernetzt sein sollte, eignet sich diese Rolle häufig besser für eine externe Fachkraft – beispielsweise einen unabhängigen Datenschutzexperten.

Zusammenarbeit von Compliance-Officer und DSB

Wie das Beispiel des Hinweisgebersystems bereits verdeutlicht, betrifft der Datenschutz nahezu alle Bereiche eines Unternehmens und hat einen erheblichen Einfluss auf die Compliance-Struktur. Daher ist es unerlässlich, dass ein gewissenhafter Compliance-Officer regelmäßig den Austausch mit dem Datenschutzbeauftragten (DSB) sucht – und umgekehrt. Diese Zusammenarbeit bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

·      Bereits etablierte Prozesse und Methoden im Datenschutz, wie etwa technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), lassen sich auch in anderen Compliance-Bereichen, wie der Informationssicherheit, anwenden.

·      Das vom Compliance-Officer entwickelte Compliance-Management-System kann eine wertvolle Grundlage für die Erstellung eines Datenschutz-Management-Systems bieten oder sogar vollständig integriert werden.

·      Strenge Datenschutzmaßnahmen tragen zudem zum Schutz von Hinweisgebern bei, was eine gesetzliche Anforderung der Whistleblower-Richtlinie ist.

·      Schulungsmaterialien können gemeinsam genutzt und wechselseitig ergänzt werden.

·      Da die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sowohl im Interesse des Compliance-Officers als auch des Datenschutzbeauftragten liegt, ist eine enge Zusammenarbeit von großem Vorteil.

Datenschutz und Compliance können effektiv miteinander verknüpft werden. Entscheidend ist, dass die Verantwortlichen die gemeinsamen Schnittstellen in den bestehenden Management-Systemen erkennen und nutzen. Auf diese Weise entstehen gesetzeskonforme Prozesse, die auch nach außen hin sichtbar werden. Für Unternehmen ergeben sich dadurch nachhaltige Wettbewerbsvorteile: Kunden und Interessenten gewinnen Vertrauen, und Risiken wie Bußgelder aufgrund von Datenpannen oder Verstößen gegen Vorschriften werden minimiert.