Il legame tra protezione dei dati e compliance

Per comprendere meglio la differenza tra protezione dei dati e compliance, è importante sapere quanto segue: la compliance riguarda il rispetto di tutte le disposizioni interne ed esterne e di tutti i requisiti di legge. Ciò significa che i compliance manager devono garantire che, in ogni area aziendale, dalle procedure di assunzione nelle risorse umane fino alle note spese nelle vendite, tutte le norme, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), siano applicate con coerenza.

Sistema di gestione per la protezione dei dati e la compliance 

Una gestione strutturata della compliance non garantisce soltanto il rispetto delle leggi, ma offre anche notevoli vantaggi competitivi. Gli appalti pubblici vengono spesso assegnati solo alle aziende che hanno implementato un sistema di gestione adeguato. La protezione dei dati, che tutela i dati personali, ne costituisce un aspetto centrale. Da maggio 2018, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) rappresenta la base giuridica della protezione dei dati in Europa. La protezione dei dati è quindi parte integrante della compliance. Esistono tuttavia anche molti punti di contatto tra la protezione dei dati e altri ambiti della compliance. L’esempio seguente lo illustra.

L’introduzione di un sistema di whistleblowing 

La Direttiva UE sul whistleblowing obbliga le aziende europee a introdurre sistemi di segnalazione. Già prima della sua entrata in vigore, questi sistemi erano una componente essenziale della struttura di compliance. Consentono di individuare tempestivamente rischi e violazioni attraverso segnalazioni anonime dei cosiddetti whistleblower. Affinché ciò funzioni in modo efficace, la riservatezza dei whistleblower deve essere assolutamente tutelata. La protezione dei dati svolge qui un ruolo decisivo: indipendentemente dalla configurazione del sistema di segnalazione, i dati personali dei segnalanti sono particolarmente sensibili e richiedono un elevato livello di sicurezza. Il compliance officer dovrebbe quindi collaborare strettamente con il responsabile della protezione dei dati per sviluppare un solido piano di tutela di questi dati sensibili.

Le responsabilità in azienda

La responsabilità della compliance spetta di norma a un team dedicato, guidato da un compliance officer. Quest’ultimo garantisce che in azienda siano rispettate tutte le leggi, le disposizioni e le direttive pertinenti. Inoltre, è generalmente responsabile dell’implementazione di un sistema di gestione della compliance e di soluzioni software adeguate, come i sistemi digitali di whistleblowing. Sebbene non esistano requisiti di legge sulle qualifiche di un compliance officer, molti di questi professionisti hanno una formazione giuridica o economica. Nell’organigramma, il compliance officer risponde solitamente direttamente alla direzione.

Il responsabile della protezione dei dati (RPD), invece, svolge principalmente un ruolo di consulenza. Verifica lo stato della sicurezza dei dati in azienda e formula raccomandazioni per migliorarla. L’RPD si concentra soprattutto sul rispetto delle leggi in materia di protezione dei dati. Anche se dovrebbe disporre di una buona rete di contatti, questo ruolo è spesso più adatto a uno specialista esterno, ad esempio un esperto indipendente di protezione dei dati.

Collaborazione tra compliance officer e RPD

Come dimostra l’esempio del sistema di whistleblowing, la protezione dei dati interessa quasi tutti gli ambiti aziendali e incide notevolmente sulla struttura di compliance. È quindi essenziale che un compliance officer scrupoloso si confronti regolarmente con il responsabile della protezione dei dati (RPD), e viceversa. Questa collaborazione offre numerosi vantaggi:

·      I processi e i metodi già consolidati nella protezione dei dati, come le misure tecniche e organizzative (TOM), possono essere applicati anche in altri ambiti della compliance, come la sicurezza delle informazioni.

·      Il sistema di gestione della compliance sviluppato dal compliance officer può costituire una base preziosa per creare un sistema di gestione della protezione dei dati o persino essere pienamente integrato in esso.

·      Misure rigorose di protezione dei dati contribuiscono inoltre a tutelare i whistleblower, come richiesto per legge dalla Direttiva sul whistleblowing.

·      I materiali formativi possono essere utilizzati congiuntamente e integrati reciprocamente.

·      Poiché il rispetto delle norme sulla protezione dei dati è nell’interesse sia del compliance officer sia del responsabile della protezione dei dati, una stretta collaborazione offre grandi vantaggi.

Protezione dei dati e compliance possono essere collegate in modo efficace. È fondamentale che i responsabili riconoscano e utilizzino i punti di contatto comuni nei sistemi di gestione esistenti. In questo modo si creano processi conformi alla legge, visibili anche all’esterno. Le aziende ottengono così vantaggi competitivi duraturi: clienti e potenziali clienti acquistano fiducia e si riducono rischi quali sanzioni dovute a violazioni dei dati o delle disposizioni.